دفتر رئیس آموزش های کوتاه مدت

دفتر رئیس دوره های آموزشی کوتاه مدت​

وظایف مسئول دفتر  رئیس عمومی دوره های آموزشی کوتاه مدت:

1. مدیریت امور اداری و دفتری

انجام امور اداری و دفتری مرتبط با ارتباطات داخلی وخارجی

پاسخگویی به درخواست ها و نیازهای ادارات و مراجع ذی صلاح

2. پیگیری دستور العمل ها 

نظارت و پیگیری امور و دستور العمل های ابلاغی از سوی رئیس عمومی

اطمنیان از اجرای دقیق به موقع تصمیمات و خط مشی ها

3. مدیریت مکاتبات اداری 

دریافت، ثبت و ارسال نامه ها ومکاتبات اداری

صدور ابلاغ ها و نامه های رسمی از طرف دفتر رئیس عمومی

4. تهیه صورت جلسات 

تهیه و تنظیم صورت جلسات شوراها، کمیته ها و جلسات اداری

ارسال صورت جلسات به مراجع مربوطه و پیگیری اجرای تصمیمات

5. تنظیم قرار ملاقات ها 

برنامه ریزی و تنظیم قرار ملاقات های ارباب رجوع با رئیس عمومی

هماهنگی زمان ومکان جلسات با مراجع ذی صلاح

6. مدیریت ارتباطات تلفنی 

انجام ارتباطات تلفنی رئیس عمومی با مراجع داخلی وخارجی

مدیریت تماس های ورودی و خروجی و انتقال پیام های مهم

7. ارسال و دریافت نمابرها 

ارسال و دریافت نمابرها و مدارک رسمی مرتبط با دفتر

ثبت ونگهداری مستندات نمابرها در سیستم اطلاعاتی

8. پیگیری نامه ها

ثبت وپیگری نامه های رسیده به دفتر رئیس عمومی

اطمنیان از پاسخگویی به موقع به نامه ها و درخواست ها

9. نظارت بر امور دفتر و تشریفات

نظارت بر عمکرد کارکنان دفتر و رعایت ضوابط اداری

سازمان دهی تشریفات مربوط به مهمانان خاص رئیس

10. برنامه ریزی و نظارت بر اجرایی مصوبات

برنامه ریزی و نظارت بر اجرای مصوبات جلسات اداری توسط واحدهای زیر مجموعه

ارائه گذارش دوره ای به رئیس عمومی درباره پیشرفت اجرای تصمیمات